Recrutement, formation, gestion de la paie et des congés… Dans les ressources humaines, nombreuses sont les tâches chronophages ! Si vous avez l’impression de ne jamais avoir assez de temps pour accomplir vos missions de RH, ces 5 conseils sont pour vous.

Organisez la data

Les données mal organisées font partie des plus grandes pertes de temps dans les RH. Il peut s’agir de plusieurs logiciels mal intégrés qui provoquent des doublons, d’informations perdues dans les méandres de votre système informatique, de data inutile que vous devez trier à chaque fois que vous cherchez un renseignement… Pour régler le problème, vous pouvez soit repartir de zéro avec un tout nouveau système unique, soit essayer d’optimiser ceux que vous utilisez actuellement.

Supprimez le papier

La digitalisation est votre alliée ! Si ce n’est pas encore fait, débarrassez-vous du papier : en plus de l’inconvénient des espaces de stockage, il est beaucoup plus chronophage que le numérique. Vous gagnerez beaucoup de temps si les contrats et autres documents sont à portée de clic, au lieu de devoir descendre aux archives fouiller des tiroirs. Cela vaut aussi pour les collaborateurs : s’ils peuvent retrouver toute leur documentation dans leur ordinateur ou dans le cloud, ils gagneront du temps… et n’auront pas à vous envoyer une demande à chaque fois qu’ils auront besoin d’un justificatif ou d’une copie d’une fiche de paie égarée.

Automatisez la gestion des vacances

Les vacances, RTT et congés maladie demandent un gros travail de gestion : savoir qui est là à quel moment est indispensable pour le bien-être de l’entreprise. Pourtant, nombre d’entre elles utilisent encore des systèmes peu pratiques, qu’il s’agisse pour les salariés de prévenir les RH par mail, ou de rentrer les dates souhaitées dans un logiciel dépassé et de devoir attendre une validation. En vous équipant mieux de ce côté-là, vous vous faciliterez la vie… Et celle de vos collaborateurs.

Réduisez le nombre et la durée des réunions

Non, il ne faut pas supprimer toutes les réunions… Mais il faut bien admettre que certaines d’entre elles prennent beaucoup de temps pour peu de résultats ! Contentez-vous de celles qui sont absolument indispensables et, pour en réduire la durée, suivez ces trois grandes règles :

• Limiter le nombre de personnes, car plus il y a de monde, plus la réunion risque de s’éterniser
• Définir un objectif clair et précis afin de ne pas s’éparpiller
• Délimiter une durée en amont, cela évite de s’attarder

Déléguez les tâches les plus chronophages

Enfin, pour gagner du temps, le plus simple reste encore de vous débarrasser des tâches chronophages. Pour cela, vous pouvez soit faire appel à un prestataire externe, par exemple un cabinet de recrutement qui s’occupera de la présélection des CV et ne vous enverra ainsi que les candidats les plus pertinents, vous permettant de vous concentrer sur les entretiens avec ceux-ci. Une autre option consiste à recruter en interne : un assistant RH pourra s’occuper des missions les moins stratégiques pendant que vous vous consacrerez aux questions globales qui ont un impact fort sur l’entreprise.