Les professionnels du recrutement le savent, en matière d’embauche, impossible de se passer aujourd’hui d’un ATS (Applicant Tracking system) performant. La force de ce type de logiciel ? Gérer l’intégralité  du processus de recrutement, du sourcing au suivi d’embauche jusqu’à l’onboarding.

Mais trop souvent l’ATS est perçue comme une simple base de données de candidats. Alors que dans les faits, le logiciel, bien utilisé et compris, se révèle un outil de sourcing particulièrement efficace. Dans un marché de travail favorable aux candidats, les organisations sont plus que conscientes des enjeux d’un  sourcing de qualité. Le contexte économique les oblige à trouver les meilleurs profils avant leurs concurrentes. Alors comment placer l’ATS au cœur de sa stratégie de sourcing ? Comment sourcer les meilleurs candidats et les plus profils les plus rares ? 

Apprenez avec nous à sourcer avec votre ATS.

Comprendre l’ATS

Un ATS est là pour vous aider à gérer la relation avec le candidat, comme un CRM la relation avec le client. La comparaison peut paraître abusive mais elle a le mérite de poser la question de l’utilité finale du logiciel. Dans les faits, l’ATS va collecter et stocker les candidatures, permettre le tri et la création des filtres automatisés pour le sourcing, faciliter communication et collaboration en interne et, in fine, fournir des données fiables sur tous ses processus.  Données, rapports et analyses vont permettre d’adapter sa stratégie de recrutement aux spécificités des candidats et du marché que l’on vise. 

Chaque entreprise possède ses propres spécificités et aujourd’hui, les ATS savent complètement s’adapter et répondre à chaque besoin en particulier . À tel point que ces logiciels sont considérés comme indispensables à toute stratégie de sourcing.  

Créer sa stratégie de sourcing

Première étape pour établir une stratégie  sourcing solide, identifier les compétences et les profils spécifiques dont l’entreprise a besoin. Sans cette étape impossible de dessiner le profil du candidat ou de la candidate idéale, de ses attentes, de ses besoins et surtout de ses envies. 

C’est là que l’ATS entre en jeu, grâce à l’analyse de données, il va vous permettre de comprendre quelles sources (jobboard spécialisé, candidatures spontanées, réseaux, etc) génèrent le plus de candidats qualifiés. Idem, quand il va falloir rentrer dans le dur, le processus du recrutement. L’ATS va être en mesure de vous donner le taux de conversion pour chaque étape, ce qui va vous permettre d’affiner vos processus. Avec ces informations, vous allez pouvoir mettre en place des  indicateurs clés de performance (KPI) précis et les suivre. Par exemple, augmenter de 20% les candidatures via Linkedin sur le trimestre ou mesurer les effets d’une campagne de recrutement via les collaborateurs de l’entreprise (la cooptation).

Bien sûr, en amont de toute stratégie, il est essentiel d’avoir les bons automatismes pour identifier les besoins et les compétences nécessaires. 

Voilà 4 réflexes à avoir pour mettre en place sa stratégie.

• Connaissance interne. Examinez les compétences des équipes leurs forces et leurs lacunes
• Engagement. Impliquez en interne l’ensemble des acteurs dans l’identification des besoins en personnel.
• Business. Comprenez les objectifs et la stratégie à court et long terme de l’entreprise
• Veille. Suivez les évolutions du secteur, les tendances et évolutions du marché.

Optimiser son ATS pour le sourcing

La règle d’or pour optimiser votre ATS est la personnalisation. Le travail de spécifications de vos besoins doit se lire dans les paramètres de votre ATS. Voici six points à mettre en place pour optimiser votre ATS.

Suivi des sources. Mettez en place un système pour suivre et enregistrer les sources des candidats.

Champs personnalisés.  Chaque métier possède ses spécificités propres. Créez des champs de données adaptés à vos critères, tels que compétences techniques ou certifications.

Communication. Utilisez des modèles d’e-mails adaptés à votre cible et à ses besoins.

Gérer sa base de données.  La force d’une base de données est de ne garder que des candidats à jour et dont les compétences matchent avec les besoins de l’entreprise. Nettoyez là régulièrement et nourrissez là avec de nouveaux profils. 

Filtres avancés.  Configurez des filtres pour trier les candidats selon les critères spécifiques que vous avez déterminés.

Alerte. La réactivité est votre meilleure alliée. Mettez en place des alertes automatisées pour être notifié dès qu’un candidat pertinent est ajouté à la base de données.

Utiliser les canaux de sourcing

La force de votre ATS réside dans le fait d’intégrer toutes les sources de candidatures. Que ce soit les jobboards, les réseaux sociaux, les sites de recrutement spécialisés, les universités et écoles et bien sûr le réseaux des collaborateurs de votre entreprise. Cette intégration doit être lisible pour vous permettre d’identifier les canaux les plus performants en fonction de votre cible. 

Pour réussir cette intégration, votre ATS doit pouvoir récupérer les flux rss de vos sources ou même utiliser des API pour récupérer des informations en temps réel d’autres plateformes. Pour autant, la formation des équipes sur l’outil est essentielle, elles doivent comprendre comment fonctionne le logiciel, pour générer et suivre des indicateurs clés mais aussi pour être force de proposition. L’idée est que l’équipe soit en capacité d’adapter en temps réel la stratégie de sourcing.

Analyse et suivi du sourcing

Les outils de sourcing des ATS  permettent de générer des rapports personnalisés sur divers aspects du processus de recrutement, tels que le taux de conversion, les sources de candidats, les délais de recrutement et la qualité des candidatures. En tant que recruteurs vous pouvez suivre les indicateurs clés de performance (KPI) pour mesurer l’efficacité de leur stratégie de sourcing. Vous pouvez également obtenir des données sur l’origine des candidats, les canaux de recrutement les plus productifs et l’efficacité de la communication avec les candidats.

La multiplicité des informations ne doit pas vous faire oublier qu’en tant que recruteur vous vous devez de définir vos propres KPI. Rien ne sert de suivre un indicateur qui ne répond pas à votre stratégie. Un bon indicateur doit vous permettre de suivre votre stratégie mais aussi de l’adapter au besoin. 

Sourcer avec son ATS : un investissement

L’ATS est LE seul outil de sourcing qui est indispensable pour tous les recruteurs. Il n’y en a pas d’autre.

Alors, oui, on pourrait parler de LinkedIn mais même les candidatures via LinkedIn sont intégrées dans l’ATS.

Concrètement, pour sourcer dans son ATS, il y a 4 pratiques indispensables:

1. Penser sa stratégie sourcing en intégrant systématiquement votre ATS dès le démarrage
2. Bien paramétrer l’ATS
3. Apprendre à sourcer dans l’ATS
4. Suivre les KPIs pertinents (notamment les taux de conversion entre chaque phase du sourcing).

Sur le papier, cela parait simple.

Dans les faits, c’est aussi tout une histoire de mentalité à changer chez les recruteurs.

Mais le sourcing devrait toujours commencer dans son ATS !