Neues Jahr, neues Gesetz. Nachdem es bei der Definition und Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes in den letzten Jahren einige Komplikationen und Zeitverzug gab, ist es nun endlich so weit: Im April dieses Jahres soll das neue Gesetz in Kraft treten und Whistleblower durch einen besseren Schutz dazu ermutigen, auf Missstände im Unternehmen hinzuweisen. Arbeitgeber und Personalabteilungen müssen nun die Ärmel hochkrempeln, um die Vorgaben schnellstmöglich umzusetzen.

Wie sieht dieser Schutz im Detail aus?

Um das neue Gesetz mal etwas genauer unter die Lupe zu nehmen, haben wir die wichtigsten Punkte und Maßnahmen kurz zusammengefasst:

1. Unternehmen und Organisationen ab 50 Mitarbeitenden müssen generell ab April interne Hinweisgebersysteme Nur kleineren Betrieben mit bis 249 Mitarbeitenden bleibt dafür eine Vorbereitungszeit bis zum 17.12.2023.
2. Whistleblowern muss ermöglicht werden, ihre Informationen mündlich wie schriftlich, anonym und auf Wunsch auch persönlich
3. Sobald ein Hinweis eingeht, muss dieser von der internen Meldestelle binnen 7 Tagen bestätigt
4. Nach spätestens drei Monaten muss die Meldestelle den Informanten/die Informantin über eingeleitete Maßnahmen informieren (z.B. interne Compliance-Untersuchungen oder Weiterleitung an zuständige Behörde).
5. Beim Bundesamt für Justiz wird eine externe Meldestelle Whistleblower können sich demnach frei zwischen interner oder externer Meldestelle entscheiden.
6. Zum Schutz vor sogenannten „Repressalien“ enthält das Gesetz eine Beweislastumkehr: Wird die hinweisgebende Person beispielsweise bei seiner beruflichen Tätigkeit benachteiligt, wird davon ausgegangen, dass die Benachteiligung eine Repressalie ist.
7. Folgen von Repressalien sind darauf zum Beispiel Schadensersatzzahlungen für die Whistleblower.

Der letzte Feinschliff

Außerdem wurde das Gesetz noch um ein paar letzte Details erweitert: So soll künftig auch geschützt sein, wer verfassungsfeindliche Äußerungen von Beamten meldet. Dazu zählen mündliche und schriftliche Aussagen, zum Beispiel in Chats, sowie auf andere Weise getätigte Äußerungen, also zum Beispiel durch Gebärdensprache. Das Gesetz regelt zudem, dass anonymen Meldungen mit der gleichen Ernsthaftigkeit nachgegangen werden soll. Dafür müssen die Unternehmen entsprechende Vorkehrungen treffen, um auch eine anonyme Kommunikation zwischen Hinweisgebenden und Meldestellen zu ermöglichen.

Komplexe Vorgaben erfordern schnelles Handeln

Nicht ohne Grund hat der neue Gesetzesentwurf so lange auf sich warten lassen. Unterschiedliche Auffassungen in der großen Koalition haben den Prozess immer wieder in die Länge gezogen, bevor es letztlich im Dezember doch noch zu einer Einigung und einem Bundestagsbeschluss kam. Nun sind die Unternehmen und dort vor allem die Personalabteilungen gefragt. Die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes ist so komplex, dass entsprechende Vorbereitungen rechtzeitig getroffen werden sollten. Vor allem Arbeitgeber mit mindestens 250 Beschäftigten müssen die neuen Auflagen so schnell wie möglich umsetzen, da für sie die Schonfrist bis zum 17. Dezember nicht gilt.

Von der Theorie zur Praxis: Was jetzt zu tun ist

Um alle Auflagen des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes fristgerecht zu erfüllen, sollten sich Arbeitgeber in Zusammenarbeit mit HR folgende Punkte auf die Agenda setzen:

• Unternehmensinterne oder konzernweite Meldestelle unverzüglich einrichten
• Bereits bestehende Meldestellen/-verfahren hinsichtlich der neuen Auflagen überprüfen und ggf. mit dem Gesetz in Einklang bringen
• Klare Verfahrensregeln definieren zum künftigen Umgang mit Meldungen von Whistleblowern
• Mitgestaltungsrecht des Betriebsrats bei der Ausgestaltung des Hinweisgebersystems beachten
• Mitarbeitende über das Verfahren informieren
• Künftig Beweislastumkehr bei Personalentscheidungen berücksichtigen, um eine mögliche Benachteiligung widerlegen zu können

Vorsicht vor Schadensersatzansprüchen

Wie sich der Start des neuen Gesetzes in der Praxis macht, wird sich spätestens ab April herausrausstellen. Zu hoffen bleibt, dass Mitarbeitende sich durch die Änderungen zukünftig leichter tun, auf etwaige Probleme am Arbeitsplatz, wie Diskriminierung, Bestechung oder Mobbing, hinzuweisen. Personaler sollten sensibilisiert sein, um möglichen Repressalien zu vermeiden oder zu entkräften. Denn wird zum Beispiel ein befristeter Arbeitsvertrag eines namentlich bekannten Whistleblowers nicht verlängert oder dieser bei einer Beförderung nicht berücksichtigt, kann das schon als Repressalie gewertet werden. Ohne Entlastungsbeweis drohen dann Schadensersatzansprüche und Bußgelder.

Quelle: https://www.haufe.de/personal/arbeitsrecht/schutz-fuer-whistleblower_76_506512.html