Personalarbeit ist heute deutlich zeitintensiver als früher. Über die letzten Jahre ist der Aufwand für Active Sourcing und Talent Relationship Management in gleichem Maße angestiegen wie der mittlerweile enorme Fachkräftemangel. Die administrativen Aufgaben des Recruting-Prozesses verschlingen inzwischen den Großteil der Zeitressourcen von Personalern und Recruitern in sämtlichen Unternehmen und allen Branchen. Umso wichtiger ist es, smarte Lösungen für die zeitintensiven Aspekte der Mitarbeitergewinnung in die eigene Personalarbeit zu integrieren.

1. Multiposting statt Posting-Dschungel

Der Inbegriff von Sisyphos-Arbeit in der Personalsuche ist wohl das wiederkehrende Kreieren von Stellenanzeigen, um diese dann einzeln und umständlich auf möglichst vielen Plattformen, in Jobbörsen und anderen, für Jobsuchende relevanten, Medien zu platzieren. Multiposting hingegen bietet die Möglichkeit, eine Stellenanzeige zeitgleich über eine Vielzahl ausgewählter Recruiting-Kanäle zu veröffentlichen. Hier erweist sich Broadbean als Platzhirsch und ermöglicht Nutzern das Publizieren von Stellenausschreibungen parallel auf mehr als 7000 Jobportalen, diversen Social-Media-Plattformen und natürlich auch auf der unternehmenseigenen Karriere-Seite. Zudem werden gewünschte Daten der Anzeige gespeichert und können später automatisch aus dem System übernommen werden, anstatt sie für eine neue Stelle wiederholt eingeben zu müssen.

2. Daten sammeln ist gut, Daten nutzen ist besser

Bewerbermanagement- und CRM-Systeme sammeln nicht nur Unmengen von Daten, sie bieten auch differenzierte Reporting-Funktionen, die wertvolle Einsparpotenziale bei der Nutzung von Kanälen und dem Einsatz von Ressourcen aufzeigen. Gerade wenn die Talentsuche auf vielen Plattformen parallel stattfindet, sollte regelmäßig überprüft werden, welche Jobportale allgemein und auch spezifisch für jede Anzeige die beste Leistung erbringen. Mithilfe von unabhängigen Source-Tracking-Tools erkennen Personaler auf einen Blick, welche Jobbörsen bei welchen Vakanzen am besten abschneiden. Das hilft, die Budgetverteilung zu optimieren und sich auf Plattformen mit der höchsten Leistung zu fokussieren. So lässt sich nicht nur Zeit, sondern auch Geld sparen.

3. Mit Trainee Programmen Nachwuchstalente sichern

Trainee Programme sind für Arbeitgeber eine wunderbare Möglichkeit, sich frühzeitig vielversprechende Talente zu sichern und somit das Recruiting langfristig zu entlasten. Während einer Zeit von zwölf bis 24 Monaten lernen Hochschulabsolventen verschiedenste Bereiche des Unternehmens kennen und können sich am Ende des Traineeprogramms auf einen bestimmten Unternehmensbereich spezialisieren. Sie haben quasi die Möglichkeit, ihren perfekten Platz im Unternehmen zu finden und sanft in das Berufsleben einzusteigen. Wer nach dem Trainee-Programm überzeugt ist und dauerhaft bleibt, benötigt kein langwieriges Onboarding mehr. Auch das nimmt Zeitdruck aus der Personalabteilung.

4. Aus Talentpools schöpfen

Stellenanzeige veröffentlichen, Kandidaten ansprechen, Bewerbungen sichten, Gespräche führen, Stelle besetzen – und bei der nächsten Vakanz alles von vorn? Wirklich zeitsparend ist das nicht. Ein Talentpool bietet die Möglichkeit, (nicht nur) während des Recruiting-Prozesses alle Bewerberdaten zu sammeln und zentral zu verwalten. Diese können dann durch Tags oder Schlagwörter übersichtlich strukturiert und mithilfe von Such- und Filterfunktionen bei künftigen passenden Vakanzen schnell ermittelt werden. Statt unzähliger, unübersichtlicher Excel-Listen unterstützt ein zentraler Talentpool zudem teamübergreifendes Arbeiten, indem berechtigte Kollegen auf alle relevanten Informationen und die Kontakthistorie zugreifen können. Über automatisierte Kampagnen gelingt die Kontaktpflege, die sonst viel Zeit kostet, quasi auf Knopfdruck. Übrigens: Für einen eigenen Talentpool müssen Unternehmen nicht immer in ein eigenes ATS investieren. Broadbean bietet dieses Tool auch als kostengünstige Stand-alone-Lösung an.

5. Das richtige Onboarding

Auch eine gelungene Integration der neuen Mitarbeiter ins Unternehmen sorgt für eine bemerkenswerte Zeitersparnis in der Personalabteilung. Dabei sollten folgende Punkte beachtet werden:

• „Pre-Onboarding“ durch regelmäßigen Austausch auch schon vor dem Jobantritt
• ein kleines aber feines Pensum an Aufgaben oder Terminen für den ersten Tag, um Leerlauf zu vermeiden
• regelmäßiges Feedback und offene Kommunikation zwischen Arbeitgeber und neuen Mitarbeitern

Natürlich ist ein intensives Onboarding kein „Zeitschnäppchen“. Aber es senkt die Fluktuation und  macht neue Mitarbeiter schnell einsatzfähig und produktiv. Wer also mehr Zeit in die Einarbeitung investiert, entlastet auf lange Sicht die Personalabteilung. Denn selbst das  intensivste Onboarding ist ein zeitlicher Gewinn gegenüber frühen Kündigungen und einem erneuten Recruiting Prozess mit allen seinen Anstrengungen.

Mehr Zeit für die wichtigen Recruiting-Dinge

Die Digitalisierung bietet Personalabteilungen die große Chance, repetitive und vor allem zeitintensive Aufgaben neu zu gestalten. Smarte Lösungen wie Multiposting, Talentpools oder integrierte Leistungsanalysen sparen nicht nur Zeit, sondern ermöglichen auch, den Fokus wieder auf die wichtigen Aufgaben in der Personalarbeit zu legen. Denn am Ende zählt nicht die Zahl der geschalteten Stellenanzeigen, sondern der direkte Kontakt zum Kandidaten. Unternehmen, die Automatisierungspotenziale im Recruiting sinnvoll nutzen, um die persönliche Kontaktpflege wieder zu intensivieren, heben sich als Arbeitgeber positiv hervor.